Prihlásenie

Časť D: Nástroje predajcu

Získate prehľad o CRM systéme, emailovej komunikácii, ktoré vám pomôžu v predaji. Po dokončení tejto časti stručne zhrniete, ako tieto nástroje ovládate.

5.1. Manuál k CRM HelioZOOM

  1. Prvé kroky

Staňte sa užívateľom

Skôr ako začnete pracovať so systémom CRM, musíte byť systémom CRM identifikovaný ako oprávnený používateľ. To sa deje pomocou prihlasovacieho postupu, ktorý vyžaduje používateľské meno a heslo. Oba Vám poskytol správca CRM systému.

Nastavenie PC a ďalšie požiadavky

Pre jednoduché používanie systému CRM nemusíte nainštalovať žiadny softvér do Vášho počítačového systému. Systém CRM môžete prevádzkovať výhradne pomocou preferovaného webového prehliadača. Berte na vedomie nasledujúce minimálne požiadavky a postupujte podľa pokynov pre nastavenie prehliadača.

Hardvérové požiadavky:

Stolný počítač alebo notebook s prehliadačom a minimálnym rozlíšením obrazovky 1024 * 768 pixelov.

(Pixel, slovo z anglického picture element – obrazový prvok, predstavuje jeden svietiaci bod na monitore, resp. jeden bod digitálneho alebo vytlačeného obrázku.)

Prehliadače:

Odporúčame najnovšie verzie Google Chrome, Firefox, Opera, Microsoft Internet Explorer. Nastavenie prehliadača musí mať povolené Cookies a spustený JavaScript. Pri pomalom načítaní dát v systéme CRM odporúčame premazať Cache.

(Cookies - sú krátke texty, pomocou ktorých si webová lokalita na určitý čas uchováva informácie o vašich krokoch príp. o preferenciách (prihlasovacie meno, jazyk, veľkosť písma a pod.), takže ich pri ďalšej návšteve webovej lokality alebo prehliadaní jej jednotlivých stránok nemusíte opätovne uvádzať. Tieto krátke texty sú ukladané na vašom počítači a pri opätovnej návšteve stránky, na ktorej ste udelili súhlas s cookies, sú z vášho počítača opätovne načítané. JavaScript, je programovací jazyk, používaný najmä pri tvorbe webových stránok. Cache - Rýchla vyrovnávacia pamäť (angl. cache) je malá, ale rýchla vyrovnávacia pamäť, ktorá slúži na prechodné ukladanie dát. Vyrovnávacie pamäte sa používajú všade, kde môžu zvýšiť výkonnosť hardvéru alebo informačného systému.)

  1. Prihlásenie

Adresu webovej stránky, ktorá sa má použiť ako prístupová adresa do systému CRM Vášho prehliadača je:

Budete tiež potrebovať používateľské meno a heslo Vášho účtu CRM.

Po spustení softvéru CRM sa prihlasovacia obrazovka zobrazí ako je znázornené na obrázku nižšie. Ako užívateľ musíte zadať používateľské meno a heslo do príslušných polí, aby ste mohli pokračovať. Po zadaní používateľského mena a hesla stlačte alebo tlačidlo .

Prístupové práva k systému CRM nastavuje správca pri konfigurácii systému CRM.

  1. Úvodná obrazovka

Po prihlásení sa Vám zobrazí Úvodná obrazovka, viď. Obrázok – CRM Úvodná obrazovka. Vaša skutočná obrazovka môže vyzerať trochu inak ako tu zobrazená.

Obrázok – CRM Úvodná obrazovka

Časti úvodnej obrazovky:

  1. Menu

  2. Tlačidlá, ktorým sa dostanete na Úvodnú obrazovku

  3. Moduly

  4. Pomocné menu

  5. Časť pre procesy

  6. Globálne vyhľadávanie

  7. Oblasť pre kalendár, úlohy, nastavenia a odhlásenia

(Modul je samostatná (pod)jednotka systému, podsystém. Proces (lat. processus - pohyb) je sled prirodzenej alebo vytvorenej postupnosti operácií alebo udalostí, ktorý produkuje nejaký výsledok. Lead je osoba, ktorá prejaví záujem o produkty, čiže potenciálny zákazník.)

  1. Procesy

Obchodný prípad alebo predaj prechádza v CRM postupne týmito procesmi:

v module LEADY

1. Nový lead

v module OBCHODY:

2. Potenciálny zákazník so záujmom o FVE (kde FVE je skratka pre fotovoltickú elektráreň)

3. Pripravené stretnutie

4. Urobené stretnutie a podpísaná zmluva 5. Schválená zmluva riaditeľom

Jednotlivé procesy sú na obrazovke CRM zobrazované ako je vyznačené v nasledujúcom obrázku.

Pod jednotlivými procesmi vidíme konkrétne obchodné prípady.

4.1 Proces neurobený načas

Každý proces môže mať zadefinované v akom čase má byť urobený, napríklad môžeme zadefinovať že Nový lead má byť urobený do 12 hodín od jeho vzniku v CRM a keď ho pridelený užívateľ do daného času neurobí, CRM na to takto upozorní užívateľa:

1 – v zobrazení konkrétneho modulu mu ukáže koľko záznamov nie je urobených v stanovený čas

2 – konkrétny záznam, ktorý nie je urobený vysvieti na červeno

5. Kontrolný zoznam

Kontrolný zoznam sa používa na zobrazenie krokov, ktoré je potrebné urobiť .

V našom CRM má každý proces priradený kontrolný zoznam. Ten sa zobrazí po stlačení tlačítka KZ, ktoré vidím na mieste ako je vyznačené v tomto obrázku:

Vyskočí mi takéto okno, kde vidím:

1- krok, ktorý treba urobiť

2- miesto, kde treba zapísať alebo zaznamenať že som daný krok urobil

Po urobení a zapísaní všetkých krokov kontrolného zoznamu sa obchodný prípad presunie do ďalšieho procesu.

Za skratkou KZ sa nachádzajú čísla, napríklad 1/3, prvé číslo mi hovorí koľko krokov z kontrolného zoznamu mám urobené, druhé číslo mi hovorí koľko krokov kontrolný zoznam obsahuje.

6. Zadanie nového leadu

Vo vybehnutom okne vyplním povinné polia. Povinné polia sú označené červenou hviezdičkou. Zadám Uložiť.

Pod procesom Nový lead sa mi zobrazí lead, ktorý som práve vytvoril.

7. Zobrazenie leadu

Lead alebo akýkoľvek iný záznam môžem vidieť dvoma spôsobmi, a to buď na úvodnej obrazovke alebo detailne.

Zobrazenie na úvodnej obrazovke

Na úvodnej obrazovke vidím záznam takto:

V zázname sa nachádzajú:

1. Informácie o zázname

2. Tlačidlá pre proces

3. Informácia o pobočke, ktorej je záznam pridelený

4. Základné tlačidlá

Detailné zobrazenie

Stlačením vrchného riadku sa dostanem do detailného zobrazenia záznamu.

Detailné zobrazenie záznamu:

V detailnom zobrazení môžem:

  1. Zobraziť Súhrn, kde máte základné informácie o zázname. V časti Podrobne nájdete všetky detaily o zázname. História zaznamenáva každú zmenu v zázname.

  2. použiť Súvisiace moduly

  3. Vidieť Polia v hlavičke. Tu sa jednotlivé informácie zadané v poliach dajú upraviť pomocou tlačidla

  1. Využiť ďalšie moduly

  2. Použiť ostatné funkcie detailného zobrazenia

  3. Ísť na úvodnú obrazovku alebo ísť do dostupných modulov

  4. Vrátiť sa o krok späť

8. Tlačidlá leadu

Základné tlačidlá

Tlačítko KALENDÁR , stlačením sa dostanete do kalendára, kde si viem k záznamu naplánovať udalosť (stretnutie alebo telefonát) alebo úlohu

Tlačítko AKTIVITA, stlačením sa dostanem do zoznamu aktivít k danému záznamu. Číslo v zátvorke mi ukazuje, koľko aktivít tento zoznam obsahuje.

Tlačíko PRIO (priorita) stlačením aktivujem alebo deaktivujem vysvietenie horného riadku v oranžovom rámčeku a tak môžem mať na očiach dôležitý / prioritný záznam. Táto funkcia nefunguje ak je aktívna funkcia Proces neurobený načas.

Tlačidlá pre proces

9. Tlačidlá obchodu

Základné tlačidlá

Základné tlačidlá fungujú rovnako ako pri leadoch

Tlačidlá pre proces

Tlačidlo CP, po stlačení vybehne okno, kde vidím zoznam už vyhotovených ponúk. Je tu tiež tlačidlo Vytvoriť cenovú ponuku

Tlačidlo TL, po jeho stlačení mi vybehne technický list, do ktorého zapisujem údaje potrebné k realizácii fotovoltickej elektrárne

10. Cenová ponuka

V module Obchody stlačím v konkrétnom obchode tlačídlo CP

Vyskočí okno, kde stlačím Vytvoriť cenovú ponuku

Vybehne mi konfigurátor

1 – povinné kategórie sú vyznačené hviezdičkou a ak nebudem mať vybraný produkt takejto povinnej kategórie, nebudem vedieť uložiť ponuku.

2 – polia vyfarbené sivou farbou neviem editovať

3 – polia prázdne alebo nevyfarbené na sivo viem editovať

4 – viem si pozrieť dokument pripnutý k produktu

Postup vypracovania cenovej ponuky

  1. Zadám počet panelov

  2. Vyberiem si menič

  3. K hybridným meničom si môžem pridať batériu

  1. Vyberiem si vhodnú konštrukciu (môžem navoliť aj viac typov konštrukcií) a v stĺpci Množstvo zadám pre aký počet panelov je konštrukcia určená.

  2. Toto je sumárny riadok, ktorý mi automaticky urobí sumár počtu panelov, ktoré som zadal v bode 4. Ak tento sumár nie je rovnaký ako počet panelov, ktoré som zadal v bode 1., ponuku nie je možné uložiť.

  3. Tieto položky nie je možné meniť a systém ich automaticky zaškrtne.

  4. Môžem zvoliť ďalšie produkty a zadať im množstvo

  5. Môžem vybrať typ BACKUPu

Ak firma robí akciu, na konci konfigurátora sa zobrazí riadok kde je uvedený názov akcie aj s výškou zľavy

Systém urobí na konci konfigurátora sumár, aj s prípadným výpočtom zľavy.

Keď som s urobenou cenovou ponukou spokojný, uložím ju cez príkaz SAVE (uložiť). PO ULOŽENÍ UŽ NEVIEM ROBIŤ ZMENY V KONFIGURÁCII PONUKY. Viem si urobiť duplikáciu ponuky a počas duplikácie si viem upraviť konfiguráciu pôvodnej ponuky.

Následne mi vyskočí okno s ponukou v detailnom zobrazení.

Kde:

9 – vidím, že systém automaticky nazval ponuku podľa toho čo som zadal v konfigurátore

10 – ak chcem vidieť konkrétne položky ponuky, viem si to pozrieť cez Podrobne

11 – cez rôzne funkcie viem ponuku odoslať emailom, urobiť náhľad, uložiť ponuku do počítača, duplikovať ponuku (urobiť kópiu ponuky) a pod.

Duplikácia ponuky

Viem to urobiť dvoma spôsobmi. Prvý je spomínaný v kapitole Postup vypracovania cenovej ponuky v bode 11.

Druhý spôsob je, že stlačím tlačidlo CP.

Vybehne mi konfigurátor s vybranými položkami rovnako, ako to má pôvodná ponuka ( v prípade, že medzičasom nastali v základnom konfigurátore zmeny (napr. v cene tovaru, zľave, sortimente a pod., konfigurátor sa zobrazí už s týmito zmenami).

Urobím si potrebné zmeny, konfigurátor uložím a systém vytvorí novú ponuku.

11. Kalendár a Aktivity

Systém CRM poskytuje kalendár. Tento kalendár rozlišuje medzi udalosťami a úlohami.

Kalendár

Ak chcete v kalendári naplánovať udalosť (telefonát alebo stretnutie), kliknite na ponuku kalendára v navigačnej oblasti (1) alebo kliknite na časové pole (2) a následne vo vyskočenom okne vyplňte povinné polia.

Môžete prejsť na týždenný, mesačný alebo ročný prehľad kliknutím na príslušnú ikonu v hornej časti denného kalendára (3).

Ak sa zobrazuje kalendár v nesprávnom jazyku, skontrolujte nastavenia prehliadača. (Chrome, Firefox, Opera)

12. Dokumenty

V CRM sú dostupné aj dokumenty. Dostanem sa k ním cez Menu, časť Dokumenty

V obrazovke s dokumentmi vidím:

13. Hlásenie chýb

Chyby v CRM hláste emailom na adrese: [email protected], do kópie zadajte [email protected]

Zrozumiteľne popíšte problém alebo chybu. Ideálne je zaslať snímku obrazovky* počítača, s vyznačením v ktorej časti sa chyba nachádza.

*Snímka obrazovky (angl. screenshot) je počítačový termín, ktorý opisuje „zmrazenie“ a skopírovanie aktuálnej podoby obrazovky (monitora počítača). Snímku len aktívneho okna možno získať klávesovou kombináciou Alt+PrintScreen (častejší prípad než PrintScreen).

5.2. Manuál k emailovému účtu

1. Prihlásenie sa do účtu

Vo webovom prehliadači nastavte adresu www.mail.websupport.sk

Otvorí sa vám stránka, kde:

1 - zadajte emailovú adresu a heslo

Stlačte Prihlásiť

2. Emailoví klient

E-mailový (alebo poštový) klient je program na používanie elektronickej pošty. Ak si chcete firemný emailový účet pridať do Outlooku, Thunderbidu a iných poštových klientov na PC alebo mobilných zariadeniach, použite tento link, kde k tomu nájdete návod.

3. Prihlásenie sa na firemný účet zo zahraničia

V zahraničí sa nebudete vedieť prihlásiť do firemného emailového účtu (neplatí pre Česko, Maďarsko, Rakúsko) a preto požiadajte administrátora firemného emailového účtu, aby vám pridal krajinu, v ktorej budete v zahraničí do zoznamu krajín, ktorých sa toto obmedzenie netýka.

ĎALEJ